Agenda: papier of digitaal?

“Wacht even. Ik zet je even op speaker en kijk in mijn agenda”. Eva houdt haar smartphone op een armlengte voor zich en graaft ondertussen in haar tas. Op zoek naar de leesbril die ze sinds kort nodig heeft. “Even hoor, ben er bijna”. Ze zet gehaast haar bril op en drukt op de thuisknop om te naar haar agenda-app te gaan. Het blijft akelig stil aan de andere kant van de lijn. Weggedrukt. Per ongeluk. Niet de eerste keer dat dit gebeurt.

Haar goede vriend Edwin overtuigde haar over te stappen op een elektronische agenda. Omdat je die nooit kwijt kan raken en het zoooo vreselijk handig is dat je direct vanuit je agenda naar je afspraak navigeert in Google maps. Met pijn in haar hart nam ze afscheid van haar papieren agenda. Hij ligt ergens in een la, dat nog wel.

Ze vraagt zich af hoe dat dan moet met de planning van haar projecten. Hoe ze overzicht houdt over wat ze allemaal moet doen. Dat lukt toch helemaal niet in die elektronische? “Nee, daar heb je weer een andere apps voor”, zei Edwin.

Eva vindt het maar ingewikkeld. Ze is misschien een beetje ouderwets. Vindt het veel fijner op papier te werken. Met een pen. Een vulpen zelfs. Ze wil er niet aan. Aan al dat gepriegel op een klein scherm. Ze heeft er genoeg van.

Werken op papier

Voordeel van papieren agenda’s en planners is dat je niet afhankelijk bent van een apparaat. Je hebt er geen wifi bij nodig. Als je iets fysiek opschrijft, blijft het bovendien beter ‘hangen’. Je herinnert dingen beter als je ze opschrijft. Op papier heb je ook direct overzicht. Je ziet alles in één oogopslag. Vooral als je een agenda gebruikt waar je één week op een pagina hebt staan en rechts de ruimte voor je to-do-lijst. Digitale planners zijn vaak onoverzichtelijk.

Voor een papieren agenda heb je waarschijnlijk geen extra kennis nodig om aan de slag te gaan. Om met elektronische agenda’s en planners te werken, moet je bijna een opleiding volgen. Bovendien is een papieren planner veilig, die kan niet worden gehackt.

Digitaal werken

Een digitale agenda of planner heeft natuurlijk ook veel voordelen. Als alles in de cloud staat, heb je overal toegang tot je informatie. En het is makkelijk dingen op te zoeken, je hoeft niet te bladeren. Je kunt makkelijk categorieën en tags aan je activiteiten koppelen, zodat je je taken en afspraken makkelijker kunt filteren en terugvinden. Een ander voordeel is dat je herinneringen kan instellen, zodat je weet dat je afspraak er aan zit te komen.

Een elektronische agenda of planner kun je ook makkelijk delen. Handig als je samenwerkt met anderen. Een goede tool om samen te werken aan een project is bijvoorbeeld Trello.

Je kunt vanuit je elektronische agenda ook koppelingen maken met andere apps, direct vanuit je agenda een mail sturen of met één druk op de knop de route plannen voor je afspraak. Je kunt je elektronische agenda ook niet kwijtraken, want hij staat altijd in de cloud.

Waarom niet allebei?

Bijten de bits en papier elkaar? Sommige mensen hebben nog altijd een papieren agenda om bijvoorbeeld hun werkplanning in te maken en gebruiken daarnaast de elektronische agenda voor hun afspraken. De kans dat je informatie dubbel moet bijhouden of dat er misschien iets kwijtraakt, is groot. Je kunt dat ondervangen door beide planners naast elkaar te leggen en consistent de informatie over te brengen naar de ene of de andere plek. Plan tijd daarvoor in zodat je je gedachten even op een rijtje kunt zetten en een goed overzicht hebt over wat je doen staat.

Moraal van het verhaal. Het één is niet beter dan het ander. Als je bijvoorbeeld intensief met iemand samenwerkt en het belangrijk is dat jullie van elkaar weten of je beschikbaar bent, is een gedeelde elektronische agenda ideaal. Of als je van jezelf weet dat je in één overzicht wil zien wat je te doen staat, dan is papier handiger.

De enige manier om erachter te komen wat voor jou werkt, is door het gewoon eens te proberen.

Weet jij niet goed welke tools je in kunt zetten bij het plannen? Heb jij je plannen niet op orde? Heb jij plannen op een rijtje, maar kom je er niet aan toe ze uit te voeren? Mail me andrea@andreawerkhoven.nl of bel 06 46 03 14 10 om te bespreken wat ik voor je kan betekenen, waardoor je meer ruimte krijgt voor jouw eigen groei en die van je bedrijf.


Ik ben andrea werkhoven en help veeleisende ondernemers die net een paar handen tekortkomen om verder te groeien. Wat elke dag moet gebeuren om je bedrijf draaiende te houden, dat doe ik. Ik signaleer, denk mee en neem initiatief. In mij heb je een allround sparringpartner, een klankbord. Je staat niet meer alleen in je ondernemerschap, want ik sta naast je. Zo heb je meer tijd en ruimte voor de ontwikkeling van jezelf en je bedrijf.


credits foto: Aaron Burden

In 3 stappen naar meer grip op je bedrijf

“Ik ben echt een ramp met cijfers, maar het wordt nu echt tijd dat ik meer overzicht heb over wat er gebeurt. Al jaren run ik mijn bedrijf op intuïtie. Dat gaat goed. Heel goed zelfs. Maar toch voelt het onrustig. Te wankel. Niet stevig.” Coach Astrid (53) zucht.

Varen op aannames

Astrid denkt dat het grootste deel van haar klanten is ingeschreven op haar mailinglist en heeft het gevoel dat ze per jaar zo’n vijftig nieuwe klanten heeft. Maar of dat ook zo is? Ze heeft geen idee en dat geeft onrust. Ze heeft al een aantal keer geprobeerd een opzet te maken, maar verder dan een paar lijstjes in Word is ze niet gekomen.

Als je weet wat er echt speelt in je bedrijf, dan geeft dat rust. Als je weet wat er gebeurt kun je beter sturen en doelen stellen. Als je jezelf doelen stelt is de kans ook veel groter dat je die daadwerkelijk haalt. Grip op de zaak.

Hoe krijg je meer grip

Hoe kun je dat nou het best aanpakken, dat grip krijgen? Je zou kunnen overwegen een ingewikkeld high-end programma aan te schaffen dat prachtige grafieken genereert. Het kan ook anders. Eenvoudiger. Excel is een krachtig programma waar je gegevens kunt verzamelen, analyseren en presenteren. Helemaal als je deze gegevens verwerkt in een draaitabel. Handig als je inzicht wilt krijgen in meerdere variabelen. Bijvoorbeeld je omzet per product per klant. Of hoeveel downloads van je weggever je had in januari.

In 3 stappen

  1. Bedenk voor je aan de slag gaat goed wat je eigenlijk wilt weten. Dat klinkt raar, maar is cruciaal. Wil je weten wat je winst is, gespecificeerd per product en periode? Of wil je weten wat de conversie is op je weggever? Wil je een overzicht van hoeveel e-books per maand gedownload worden op je site of hoeveel aanmeldingen voor je tips er per maand binnenkomen? Zet dat eens in een paar regels op papier. Zo heb je helder voor ogen waar je naar op zoek gaat.
  2. Verzamel de juiste gegevens. Je zult misschien uit verschillende bronnen gegevens moeten halen. Je boekhoudprogramma, autoresponder, e-mailmarketingprogramma of ander CMS-systeem. Je website of een ander Excelbestand.Er zijn een aantal eisen om een goede draaitabel te maken. Elke kolom moet een kopnaam hebben en direct boven de gegevens staan. De gegevens die bij elkaar horen staan onder elkaar, laat geen cellen leeg.
  3. Selecteer je gegevens, inclusief de koppen en maak er via het tabblad ‘invoegen’ vervolgens een draaitabel van. Aan de hand van wat je bij punt 1 hebt vastgesteld kun je bepalen welke variabelen er in jouw tabel moeten verschijnen. In dit filmpje krijg je een goed beeld van hoe het werkt en hoe een draaitabel er uit kan zien.

Een middel en geen doel

Waak er tot slot voor dat zo’n draaitabel een middel blijft en geen doel op zich wordt. Je kunt er uren mee in de weer zijn. Veel te veel details willen verzamelen of de opmaak blijven veranderen. Het moet natuurlijk wel leuk blijven…

Dit geeft overzicht. Dit geeft rust. Astrid ziet nu precies wat er gebeurt en neemt haar beslissingen op een andere manier. Die intuïtie? Die blijft ze altijd gebruiken, maar ze handelt nu ook op basis van wat er gebeurt. Of juist niet gebeurt.

Krijg jij geen grip op je zaak? Weet je niet waar je moet beginnen? Heb je helemaal geen zin en/of tijd om zo’n draaitabel te maken? Mail me andrea@andreawerkhoven.nl of bel 06 46 03 14 10 om te kijken hoe ik je kan helpen.


Ik ben andrea werkhoven en help veeleisende ondernemers die net een paar handen tekortkomen om verder te groeien. Wat elke dag moet gebeuren om je bedrijf draaiende te houden, dat doe ik. Ik signaleer, denk mee en neem initiatief. In mij heb je een allround sparringpartner, een klankbord. Je staat niet meer alleen in je ondernemerschap, want ik sta naast je. Zo heb je meer tijd en ruimte voor de ontwikkeling van jezelf en je bedrijf.

De foto's bovenaan alle pagina's zijn van mij. Gebruik ze gerust, maar link wel graag naar mijn website.