“Wacht even. Ik zet je even op speaker en kijk in mijn agenda”. Eva houdt haar smartphone op een armlengte voor zich en graaft ondertussen in haar tas. Op zoek naar de leesbril die ze sinds kort nodig heeft. “Even hoor, ben er bijna”. Ze zet gehaast haar bril op en drukt op de thuisknop om te naar haar agenda-app te gaan. Het blijft akelig stil aan de andere kant van de lijn. Weggedrukt. Per ongeluk. Niet de eerste keer dat dit gebeurt.

Haar goede vriend Edwin overtuigde haar over te stappen op een elektronische agenda. Omdat je die nooit kwijt kan raken en het zoooo vreselijk handig is dat je direct vanuit je agenda naar je afspraak navigeert in Google maps. Met pijn in haar hart nam ze afscheid van haar papieren agenda. Hij ligt ergens in een la, dat nog wel.

Ze vraagt zich af hoe dat dan moet met de planning van haar projecten. Hoe ze overzicht houdt over wat ze allemaal moet doen. Dat lukt toch helemaal niet in die elektronische? “Nee, daar heb je weer een andere apps voor”, zei Edwin.

Eva vindt het maar ingewikkeld. Ze is misschien een beetje ouderwets. Vindt het veel fijner op papier te werken. Met een pen. Een vulpen zelfs. Ze wil er niet aan. Aan al dat gepriegel op een klein scherm. Ze heeft er genoeg van.

Werken op papier

Voordeel van papieren agenda’s en planners is dat je niet afhankelijk bent van een apparaat. Je hebt er geen wifi bij nodig. Als je iets fysiek opschrijft, blijft het bovendien beter ‘hangen’. Je herinnert dingen beter als je ze opschrijft. Op papier heb je ook direct overzicht. Je ziet alles in één oogopslag. Vooral als je een agenda gebruikt waar je één week op een pagina hebt staan en rechts de ruimte voor je to-do-lijst. Digitale planners zijn vaak onoverzichtelijk.

Voor een papieren agenda heb je waarschijnlijk geen extra kennis nodig om aan de slag te gaan. Om met elektronische agenda’s en planners te werken, moet je bijna een opleiding volgen. Bovendien is een papieren planner veilig, die kan niet worden gehackt.

Digitaal werken

Een digitale agenda of planner heeft natuurlijk ook veel voordelen. Als alles in de cloud staat, heb je overal toegang tot je informatie. En het is makkelijk dingen op te zoeken, je hoeft niet te bladeren. Je kunt makkelijk categorieën en tags aan je activiteiten koppelen, zodat je je taken en afspraken makkelijker kunt filteren en terugvinden. Een ander voordeel is dat je herinneringen kan instellen, zodat je weet dat je afspraak er aan zit te komen.

Een elektronische agenda of planner kun je ook makkelijk delen. Handig als je samenwerkt met anderen. Een goede tool om samen te werken aan een project is bijvoorbeeld Trello.

Je kunt vanuit je elektronische agenda ook koppelingen maken met andere apps, direct vanuit je agenda een mail sturen of met één druk op de knop de route plannen voor je afspraak. Je kunt je elektronische agenda ook niet kwijtraken, want hij staat altijd in de cloud.

Waarom niet allebei?

Bijten de bits en papier elkaar? Sommige mensen hebben nog altijd een papieren agenda om bijvoorbeeld hun werkplanning in te maken en gebruiken daarnaast de elektronische agenda voor hun afspraken. De kans dat je informatie dubbel moet bijhouden of dat er misschien iets kwijtraakt, is groot. Je kunt dat ondervangen door beide planners naast elkaar te leggen en consistent de informatie over te brengen naar de ene of de andere plek. Plan tijd daarvoor in zodat je je gedachten even op een rijtje kunt zetten en een goed overzicht hebt over wat je doen staat.

Moraal van het verhaal. Het één is niet beter dan het ander. Als je bijvoorbeeld intensief met iemand samenwerkt en het belangrijk is dat jullie van elkaar weten of je beschikbaar bent, is een gedeelde elektronische agenda ideaal. Of als je van jezelf weet dat je in één overzicht wil zien wat je te doen staat, dan is papier handiger.

De enige manier om erachter te komen wat voor jou werkt, is door het gewoon eens te proberen.

Weet jij niet goed welke tools je in kunt zetten bij het plannen? Heb jij je plannen niet op orde? Heb jij plannen op een rijtje, maar kom je er niet aan toe ze uit te voeren? Mail me andrea@andreawerkhoven.nl of bel 06 46 03 14 10 om te bespreken wat ik voor je kan betekenen, waardoor je meer ruimte krijgt voor jouw eigen groei en die van je bedrijf.

Ik ben andrea werkhoven en help veeleisende ondernemers die net een paar handen tekortkomen om verder te groeien. Wat elke dag moet gebeuren om je bedrijf draaiende te houden, dat doe ik. Ik signaleer, denk mee en neem initiatief. In mij heb je een allround sparringpartner, een klankbord. Je staat niet meer alleen in je ondernemerschap, want ik sta naast je. Zo heb je meer tijd en ruimte voor de ontwikkeling van jezelf en je bedrijf.

credits foto: Aaron Burden